Aynı kişiyi iki kez kaydetmeden, kimliği açığa çıkarmadan

EnaResearch kişiyi ve katılımı ayrı kayıtlarda tutar. Organizasyon içi kişi kaydı (PS) yalnızca eşleştirme için gereken asgari kimlik bilgisini içerir: ad, soyad, cinsiyet ve doğum tarihi (yalnızca yıl da girilebilir). Çalışma katılımı (SP) ise kişinin belirli bir çalışmadaki yerini tanımlar: çalışmaya özgü takma kod (P001, P002…), başlangıç ve bitiş tarihi ve durum.

Bir kişi bir çalışmaya yalnızca bir kez kaydedilir. Başka bir çalışmada da yer alan bir kişinin kimlik bilgisi, diğer çalışmayı etkilememesi için tek bir çalışmanın ekranından değiştirilemez. Katılımcı kaydı yalnızca çalışmanın kaydı açıkken yapılır.

Kayıt sırasında sistem, organizasyonunuzda bu kişinin zaten bulunup bulunmadığını kontrol eder. Kişi kimlik kodu girildiyse önce kodun tam eşleşmesi aranır; kod eşleşmesi aynı kişi anlamına gelir ve yok sayılamaz. Kod eşleşip ad veya doğum yılı tutmuyorsa araştırmacıya uyarı gösterilir. Farklı kodlu bir kişi, ad benzerliği yüzünden aday olarak önerilmez.

Kod yoksa, doğum tarihi (yıl hassasiyeti desteklenir) ve katlanmış ad benzerliğiyle adaylar aranır. Ad katlama Türkçe harflerin yanında ß, æ, ø, œ, ł, đ ve þ gibi Avrupa harflerini de kapsar; böylece farklı yazımlar aynı kişiyi gizlemez.

Aday varken yeni kişi oluşturma isteği sunucuda durdurulur. Araştırmacı ya mevcut kişiyi bağlar ya da adayı bilerek yok sayar; bu karar denetim kaydına yazılır. Eşleştirme araması da erişim olarak denetlenir.

Kişi kimliği tek bir ülkeye bağlı değildir; organizasyon, eşleştirmede kullanılacak kodu Sistem yönetimi altındaki Kişi kimlik kodu ekranından seçer. Desteklenen türler: T.C. Kimlik No veya YKN (Türkiye), NHS number (İngiltere ve Galler), BSN (Hollanda), AHV/AVS numarası (İsviçre), KVNR (Almanya; yalnızca biçim kontrolü), kurum ya da HBYS kayıt numarası veya başka bir ülkenin kimlik kodu; son ikisinin görünen adını ve isteğe bağlı biçim kuralını organizasyon belirler.

Kod açık olarak saklanmaz. Tam eşleşme için kodun, sürümlü ve HKDF ile türetilmiş bir anahtarla HMAC özeti ve ekranlarda tanıma kolaylığı için son 4 hanesi tutulur. Organizasyon isterse kodun AES-GCM ile şifrelenmiş bir kopyası da saklanabilir; açık kodu yalnızca çalışma yönetimi yetkisine sahip üyeler görebilir ve her görüntüleme denetim kaydına yazılır. Bu seçenek kapatılınca şifreli kopyalar silinir.

Katılım aktif başlar ve tamamlandı, çekildi veya izlemden çıktı olarak biter. İzlemden çıktı, kişi rızasını geri almadığı halde kendisine ulaşılamadığında kullanılır: katılım biter, toplanan veri kalır. Katılımcı sayıları durumlara göre gösterilir.

Yürürlükteki bir çalışmada aktif katılımcının bağlı veri kaynağı yoksa “Bağlanmadı”, çalışmanın metriklerinden 7 günden uzun süredir veri ulaşmadıysa “Veri gelmiyor” uyarısı görünür; ipucunda son veri zamanı yer alır.

Bir katılımcı çekildiğinde araştırmacı, onay penceresinde toplanan verinin kalmasını ya da silinmesini seçer; seçim denetim kaydına yazılır. Silme seçilirse yalnızca bu katılımın veri penceresi (katılım öncesi veri dahil) silinir ve o katılım için geç gelen veri artık kabul edilmez.

Ölçümler kişiye ait olduğu için silme, kişinin başka bir çalışmadaki katılım penceresine giren veriye dokunmaz. Bitmiş bir katılımın verisi sonradan da silinebilir.

Her katılımcının panelinde çalışmanın her metriği için gün gün “veri var / yok” şeridi bulunur; ölçüm değeri gösterilmez. Panel ayrıca metrik başına veri tamlığını ve kalite işaretli günleri, veri kaynaklarını ve son senkronu gösterir.

Çalışma klinik kayıt tutuyorsa yatışlar ve klinik olaylar, elle girilen ölçümler (ağrı ve yorgunluk ölçekleri, laboratuvar değerleri gibi) ve uygunluk işaretlemesi de bu panelde işlenir. Ayrıntılar klinik bağlam sayfasındadır.

Araştırmacı eşleşme adaylarını maskeli görür: baş harfler, doğum yılı ve varsa kodun son 4 hanesi. Tam ad sahip rolü içindir. Böylece bir araştırmacı, kendi çalışmasına kaydetmediği bir kişinin kimliğini öğrenmeden doğru eşleşmeyi onaylayabilir.

Araştırma verisinde kişi, çalışmaya özgü takma koduyla (P001) yer alır. Kimlik bilgisi ve kişi kimlik kodu araştırma veri setine ve dışa aktarmalara girmez.